Privacyverklaring Tenvado

Laatst bijgewerkt: 6 november 2026

Deze verklaring is er ook in het Engels en het Duits. Bij verschillen tussen de versies geldt de Nederlandse tekst.

Tenvado regelt voor zzp'ers en kleine bedrijven in de techniek een website, een e-mailadres, een telefoonnummer en een digitale assistent die de telefoon opneemt. Daarvoor verwerken we persoonsgegevens. In deze verklaring leggen we in gewone taal uit welke gegevens dat zijn, waarom we ze gebruiken, met wie we ze delen en wat je rechten zijn.

Wie zijn wij

Tenvado, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42176957, btw-id NL005558830B02. Vragen over privacy? Mail naar info@tenvado.nl.

Twee rollen: voor jou, en namens jou

• Voor onze klanten (het bedrijf dat Tenvado gebruikt) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Het gaat dan om je account, je bedrijfsgegevens en je betalingen.
• Voor de mensen die jouw bedrijf bellen of mailen zijn wij verwerker. Jij bent als ondernemer verantwoordelijk voor die gegevens; wij verwerken ze alleen namens jou en volgens jouw instructies. Daarover sluiten we met elke klant een verwerkersovereenkomst.

Belt of mail je een bedrijf dat Tenvado gebruikt en heb je een vraag over je gegevens? Neem dan eerst contact op met dat bedrijf. Je mag ook ons mailen; we helpen het bedrijf dan om je verzoek af te handelen.

Welke gegevens we verwerken

Bezoekers van tenvado.nl

De website tenvado.nl gebruikt geen trackers en laadt niets van andere partijen (ook de lettertypes staan op onze eigen server). Er is één functionele cookie: kies je zelf een taal met de vlaggetjes, dan onthoudt de cookie `tenvado_lang` die keuze een jaar lang. Heb je geen taal gekozen, dan tonen we de site in de taal van je browser, of anders in de taal van het land van je IP-adres. Dat land zoeken we op in een bestand op onze eigen server (IP-landgegevens van DB-IP, CC BY 4.0); je IP-adres gaat daarvoor nergens heen. Het klantportaal kiest de taal op dezelfde manier. Onze webserver houdt technische logbestanden bij (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, de pagina waar je vandaan kwam en je browser) om storingen en misbruik te kunnen onderzoeken.

Uit diezelfde logbestanden maken we bezoekersstatistieken: hoeveel mensen de site bezoeken, welke pagina's ze bekijken, hoe ze ons vinden (bijvoorbeeld via een zoekmachine of een link) en hoeveel van hen zich aanmelden. Van het klantportaal tellen we daarvoor alleen de aanmeldpagina's mee, niet wat je doet als je bent ingelogd. Voordat we iets analyseren, korten we IP-adressen in, zodat ze niet meer naar één persoon te herleiden zijn. De analyse draait op onze eigen server; er gaat niets naar Google of andere partijen.

Klanten (ondernemers die Tenvado gebruiken)

• Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen).
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, vakgebied(en), diensten en tarieven, openingstijden, adres, telefoonnummer, het domein van je website.
• Bedrijfskennis die je zelf aanlevert: documenten, foto's en wat je ons schriftelijk of mondeling over je bedrijf vertelt, en de samenvatting die je daarvan goedkeurt.
• Betaalgegevens: factuuradres, eventueel btw-nummer en je abonnementsstatus. Je kaart- of bankgegevens gaan rechtstreeks naar onze betaalprovider; wij zien en bewaren die niet.
• Technische gegevens: inlogsessies (alleen noodzakelijke cookies in het klantportaal, om ingelogd te blijven en formulieren te beveiligen) en logbestanden.

Bellers en mailers (namens onze klanten)

• Telefoongesprekken: het nummer waarmee iemand belt, het tijdstip en de duur, en een uitgeschreven tekst (transcript) van het gesprek met de digitale assistent. We nemen geen audio op en bewaren geen geluidsopnames.
• Wat de beller zelf vertelt, zoals naam, telefoonnummer, adres en de reden van het gesprek, en afspraken die de assistent inplant.
• E-mails die binnenkomen op het e-mailadres dat wij voor een klant beheren.
• Bijzondere nummers: nummers die een klant zelf op een lijst zet (bijvoorbeeld om ze te blokkeren of door te schakelen). Van deze gesprekken bewaren we geen transcript.

Waarom we deze gegevens gebruiken

We verkopen geen gegevens, gebruiken ze niet voor advertenties en maken geen profielen. We gebruiken gesprekken en documenten niet om zelf AI-modellen te trainen.

Met wie we gegevens delen

Voor een deel van ons werk schakelen we gespecialiseerde leveranciers in. Ze krijgen alleen de gegevens die ze voor hun taak nodig hebben, en met elk van hen zijn afspraken gemaakt over de bescherming van gegevens. Het gaat om deze soorten leveranciers:

Klanten vinden de namen van deze leveranciers in de verwerkersovereenkomst. Wil je als beller of bezoeker weten aan wie jouw gegevens zijn verstrekt? Vraag het ons via info@tenvado.nl.

De applicatie, de database en de back-ups staan op servers in Nederland. Back-ups worden versleuteld voordat ze worden opgeslagen.

Kaartgegevens. Reistijden tussen klussen berekenen we op onze eigen servers, met kaartgegevens van OpenStreetMap: © OpenStreetMap contributors. OpenStreetMap ontvangt daarbij geen gegevens van ons.

Buiten de EU. Een deel van onze leveranciers verwerkt gegevens buiten de Europese Unie, onder meer in de Verenigde Staten. Bij een telefoongesprek gaan de gegevens van het gesprek dus ook buiten de EU. We gebruiken daarvoor de wettelijke waarborgen: het EU-VS Data Privacy Framework waar de leverancier daaronder valt, en anders de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie van deze waarborgen kun je bij ons opvragen via info@tenvado.nl.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Account- en bedrijfsgegevens: zolang je klant bent. Na opzegging bewaren we ze niet langer dan nodig is om het account af te sluiten, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Transcripts, afspraken en klantkaarten van bellers: zolang je klant bent, tenzij je ze eerder laat verwijderen. Na opzegging niet langer dan nodig is om het account af te sluiten.
• Inkomende e-mail: zolang die nodig is om de e-mail voor jouw bedrijf af te handelen.
• Geüploade documenten en foto's: tot je ze verwijdert of je account wordt gesloten.
• Logbestanden van de webserver: 14 dagen.
• Bezoekersstatistieken: de (al ingekorte) gegevens per bezoek 13 maanden, daarna alleen totalen.
• Andere logbestanden: zolang ze nodig zijn om storingen en misbruik te onderzoeken.
• Back-ups: maximaal 90 dagen.

Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld (https). Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen, de toegang tot onze beheeromgeving is beperkt, en back-ups zijn versleuteld. Merken we een datalek, dan melden we dat volgens de wet aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, als dat nodig is, aan jou.

Je rechten

Je mag ons vragen om je gegevens in te zien, te verbeteren, te verwijderen of over te dragen, en je mag bezwaar maken tegen het gebruik of het gebruik laten beperken. Mail daarvoor naar info@tenvado.nl. We reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij de toezichthouder voor gegevensbescherming in het land waar je woont.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij grote wijzigingen laten we het klanten per e-mail weten.